Política de tratamiento de datos personales

En cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, el cual consagra el derecho fundamental al habeas data, así como de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes, Sentire Taller S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, adopta la presente Política de Tratamiento de Datos Personales.

La presente política tiene como finalidad establecer los lineamientos corporativos bajo los cuales se realiza el tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de su objeto social, especialmente en el marco de la prestación de servicios de educación no formal mediante entornos digitales, incluyendo plataformas virtuales, clases sincrónicas, sistemas de gestión del aprendizaje, herramientas de comunicación y soluciones tecnológicas de terceros.

En este sentido, Sentire Taller S.A.S. reconoce la importancia de garantizar la privacidad, confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información personal de los titulares, comprometiéndose a tratarla conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad.

La presente política tiene como objetivo establecer los criterios para la recolección, almacenamiento, uso, circulación, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales tratados por Sentire Taller S.A.S., garantizando en todo momento el ejercicio efectivo de los derechos de los titulares y el cumplimiento de la normativa vigente en materia de protección de datos personales en Colombia.

La presente política será aplicable a todas las bases de datos personales que sean administradas por Sentire Taller S.A.S. tanto en medios físicos como digitales, y obligará a:

• (i) El representante legal de la organización.
• (ii) Los empleados, contratistas y colaboradores que, en desarrollo de sus funciones, recolecten, almacenen, usen, circulen o supriman datos personales.
• (iii) Los terceros encargados del tratamiento que actúen por cuenta de Sentire Taller S.A.S. en virtud de relaciones contractuales.
• (iv) Los proveedores tecnológicos, plataformas digitales y aliados estratégicos que intervengan en el tratamiento de datos personales.
• (v) Las demás personas que defina la ley.

Asimismo, será aplicable a los datos personales de usuarios, estudiantes, clientes, prospectos, docentes, proveedores y cualquier persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento en el marco de las actividades de Sentire Taller S.A.S.

Para efectos de la interpretación y aplicación de la presente política, se adoptan las definiciones contenidas en la Ley 1581 de 2012, en particular las siguientes:

a. Dato Personal: Conjunto de información susceptible de relacionarse a una o más personas naturales.

b. Base de datos: Conjunto organizado de datos personales sometidos a tratamiento por parte del responsable o encargado del tratamiento.

c. Titular de los datos personales: Cada una de las personas naturales con las que se relacionan los datos personales.

d. Tratamiento de datos personales: Conjunto de actividades a las que se someten los datos personales. Por ejemplo, la recolección, el almacenamiento, la circulación, el uso o la supresión que se hace de dichos datos.

e. Autorización: Permiso otorgado por el titular para efectuar el tratamiento de sus datos personales. La autorización debe caracterizarse por ser expresa, previa al tratamiento y consultable con posterioridad a su concesión por parte del titular. La autorización puede otorgarse por cualquier medio conocido o por conocerse siempre que cumpla con las características establecidas.

f. Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, legitimada para decidir sobre el tratamiento de datos personales o la base de datos.

g. Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada, que realiza el tratamiento de datos personales bajo el amparo del responsable del tratamiento.

h. Aviso de Privacidad: Es una comunicación del Responsable del tratamiento al titular de los datos personales en la que se informa la existencia de las Políticas de Tratamiento de Información a las que son sometidos los datos personales por parte del responsable, la forma de consultarlas y las finalidades del tratamiento de los datos personales.

i. Dato público: Es dato público todo aquel contenido en documentos públicos, relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Son datos públicos, por ejemplo, los contenidos en la cédula de ciudadanía, en registros públicos, en sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas y no sometidas a reserva. Por lo anterior, será también dato público el que no es semiprivado, privado o sensible.

j. Dato semiprivado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación interesa a su titular y a un determinado grupo de personas o sector social. Por ejemplo, la actividad comercial o profesional.

k. Dato privado: Es aquel cuyo conocimiento o divulgación, por tener naturaleza íntima y reservada, interesa sólo a su titular.

l. Dato sensible: Es aquel que afecta la intimidad de su titular o que su uso indebido puede generar discriminación. Por ejemplo, aquellos relativos a la orientación sexual, la orientación política, el origen étnico o racial, las convicciones religiosas o filosóficas, la participación en grupos sindicales, de Derechos Humanos o sociales, entre otros.

m. Transmisión: Tratamiento dado por el encargado del tratamiento a los datos personales para comunicarlos dentro o fuera de Colombia bajo la responsabilidad del responsable.

n. Transferencia: Tratamiento dado por el responsable o encargado del tratamiento mediante el envío de información o de datos personales a un responsable de tratamiento, distinto de quien envía, localizado dentro o fuera de Colombia. Para ampliación de estas definiciones, puede consultarse la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013 y los demás que los modifiquen, aclaren, complementen o deroguen.

En todo tratamiento de datos personales que realice Sentire Taller S.A.S. se aplicarán los principios consagrados en el Régimen General de Protección de Datos Personales Colombiano, en especial los siguientes:

a. Principio de legalidad del tratamiento de datos. Para el tratamiento de datos personales realizado por Sentire Taller S.A.S., se aplican las normas del ordenamiento jurídico colombiano relativas al Régimen General de Tratamiento de Datos Personales y las contenidas en la presente política.

b. Principio de finalidad. El tratamiento dado por Sentire Taller S.A.S. a los datos personales que trata obedece a las finalidades establecidas en la presente política, las cuales están en armonía con el ordenamiento jurídico colombiano. En lo no regulado en la presente política se aplicarán las normas de carácter superior que la reglamenten, adicionen, modifiquen o deroguen.

c. Principio de libertad. El tratamiento que realice Sentire Taller S.A.S. a los datos personales lo hace de acuerdo con la autorización previa, expresa y consentida del titular de los datos personales.

d. Principio de veracidad o calidad. La información sujeta a tratamiento por parte de Sentire Taller S.A.S. debe ser veraz, completa, actualizada, comprobable y comprensible.

e. Principio de transparencia. Sentire Taller S.A.S. garantiza que el titular de los datos personales puede obtener información sobre sus datos en cualquier momento y sin restricciones de acuerdo con los procedimientos descritos en la presente política.

f. Principio de acceso y circulación restringida. Sentire Taller S.A.S. garantiza que el tratamiento de datos personales dado a las bases de datos de las que es responsable se realiza por personas autorizadas por el titular y/o las demás personas permitidas por la ley.

g. Principio de seguridad. Sentire Taller S.A.S. implementará todas las medidas técnicas, humanas y administrativas necesarias para proteger los datos personales tratados en sus bases de datos evitando el uso, la adulteración, la pérdida y la consulta no autorizada o no deseada.

h. Principio de confidencialidad. El tratamiento dado a los datos personales de bases de datos de Sentire Taller S.A.S. se realizará con estricta confidencialidad y reserva, de acuerdo con las finalidades descritas en la presente política.

Para ampliación de estos principios, puede consultarse la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, así como las demás disposiciones normativas que los modifiquen, aclaren, complementen o deroguen.

Sentire Taller S.A.S., identificada con NIT 900.993.829-3, titular de la marca Futuros Residentes, persona jurídica de carácter privado, con domicilio en la ciudad de Medellín, registrada en cámara de comercio bajo el número de matrícula 56678912, correo electrónico de contacto juridico@cursofuturosresidentes.com, teléfono 301 254 10 99, con sede física en la calle 7 AA # 30-244, actuará como responsable del tratamiento de los datos personales recolectados en desarrollo de sus actividades.

El tratamiento de datos personales por parte de Sentire Taller S.A.S. se realizará previa obtención de la autorización libre, previa, expresa e informada del titular, salvo las excepciones previstas en la ley.

Dicha autorización podrá obtenerse mediante mecanismos físicos, electrónicos o digitales, tales como formularios web, plataformas de registro, aceptación de términos y condiciones, mensajes de datos o cualquier medio que permita su posterior consulta.

Sentire Taller S.A.S. conservará prueba de la autorización otorgada por el titular, garantizando su trazabilidad y disponibilidad en caso de requerimiento por parte de las autoridades competentes.

En ningún caso el silencio del titular será entendido como autorización para el tratamiento de sus datos personales.

La autorización del titular no será necesaria cuando se trate de:

• Información requerida por la Entidad, en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

Los datos personales recolectados por Sentire Taller S.A.S. serán tratados conforme a las finalidades informadas al titular, las cuales se desarrollan en el marco de la prestación de servicios de educación no formal en entornos digitales, así como de las actividades administrativas, comerciales y operativas asociadas. En particular, el tratamiento tendrá las siguientes finalidades:

1. Gestionar la prestación de servicios de formación, capacitación, preparación académica y acompañamiento educativo en modalidad virtual, incluyendo el registro del usuario, acceso a plataformas digitales, participación en clases en vivo (sincrónicas) y acceso a contenidos educativos, sin que dichos servicios conduzcan a la obtención de títulos académicos formales.
2. Realizar el seguimiento del proceso de formación del usuario, incluyendo el análisis de su desempeño en ejercicios, simulacros, actividades prácticas y evaluaciones, con el fin de brindar orientación, retroalimentación y acompañamiento personalizado en su proceso de aprendizaje.
3. Grabar, almacenar y utilizar las sesiones de formación impartidas en entornos virtuales con fines pedagógicos, de consulta posterior por parte de los usuarios inscritos y de mejora continua de los contenidos y metodologías de enseñanza.
4. Adelantar las actividades necesarias para la gestión administrativa, contable, financiera y contractual, incluyendo la facturación, recaudo de pagos a través de pasarelas tecnológicas, gestión de cartera, control interno, cumplimiento de obligaciones legales y atención de requerimientos de autoridades.
5. Mantener comunicación constante con los titulares de los datos personales a través de diferentes canales (correo electrónico, llamadas telefónicas, mensajería instantánea como WhatsApp u otros), con el fin de informar sobre aspectos académicos, operativos, administrativos y de soporte relacionados con los servicios ofrecidos, de acuerdo con el perfil del titular y la naturaleza de la relación.
6. Realizar actividades de mercadeo, publicidad y promoción de los programas académicos, servicios y actividades ofrecidas directa o indirectamente por Sentire Taller S.A.S., incluyendo el envío de información comercial, contenidos educativos, eventos, novedades y campañas, siempre que exista autorización previa, expresa y diferenciada del titular para tales fines.
7. Consolidar, analizar y procesar la información de los titulares con el fin de generar estadísticas, indicadores, estudios de comportamiento, encuestas de satisfacción y demás actividades orientadas a la mejora continua de los servicios, la optimización de la experiencia del usuario y el cumplimiento de los objetivos institucionales.
8. Evaluar la calidad de los servicios ofrecidos directamente por Sentire Taller S.A.S. o a través de terceros aliados, mediante la realización de encuestas, análisis de satisfacción, seguimiento a la experiencia del usuario y demás mecanismos que permitan identificar oportunidades de mejora.
9. Mantener un registro actualizado de los usuarios, estudiantes y demás integrantes de la comunidad asociada a los servicios ofrecidos, con el fin de facilitar la interacción, el desarrollo de actividades académicas, el fortalecimiento de redes de aprendizaje y la generación de espacios colaborativos.
10. Compartir, transmitir o transferir los datos personales a terceros encargados del tratamiento, dentro o fuera del territorio nacional, cuando sea necesario para la operación, gestión o mejora de los servicios ofrecidos, incluyendo proveedores tecnológicos, plataformas educativas, herramientas de comunicación, pasarelas de pago y aliados estratégicos, así como en cumplimiento de obligaciones legales o contractuales.
11. Dar cumplimiento a las obligaciones legales, regulatorias y contractuales, incluyendo la atención de requerimientos de autoridades, gestión de peticiones, quejas y reclamos, y demás actuaciones necesarias para el cumplimiento de la normatividad vigente.
12. Realizar otras actividades necesarias para el desarrollo del objeto social de Sentire Taller S.A.S., siempre que sean compatibles con las finalidades aquí descritas y debidamente informadas al titular.

En desarrollo de las actividades descritas en la presente política, Sentire Taller S.A.S. podrá tratar datos personales de carácter sensible, entendidos como aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, de conformidad con lo establecido en el artículo 5 de la Ley 1581 de 2012.

En particular, podrán ser considerados como datos sensibles aquellos relacionados con:

• La imagen y voz de los titulares, captadas en el desarrollo de sesiones virtuales, grabaciones o actividades sincrónicas.
• Información que, en determinados contextos, pueda derivarse del proceso formativo y que permita inferir aspectos personales del titular.

El tratamiento de estos datos se realizará conforme a lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012, bajo las siguientes condiciones:

• (i) Se contará con la autorización previa, expresa e informada del titular.
• (ii) Se informará al titular que el suministro de datos sensibles es de carácter facultativo.
• (iii) Se garantizará que el titular puede abstenerse de suministrarlos sin que ello afecte el acceso a los servicios, salvo en aquellos casos en que dichos datos resulten estrictamente necesarios para la prestación del servicio.

Sentire Taller S.A.S. adoptará las medidas necesarias para garantizar la confidencialidad, seguridad y acceso restringido de este tipo de información, evitando su uso indebido o no autorizado.

En el evento en que Sentire Taller S.A.S. recolecte o trate datos personales de niños, niñas y adolescentes, dicho tratamiento se realizará en estricto cumplimiento de lo dispuesto en el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012 y las normas que la reglamentan y complementan.

En consecuencia, Sentire Taller S.A.S. garantizará en todo momento:

• (i) El respeto del interés superior del menor, asegurando que el tratamiento de sus datos personales responda a finalidades legítimas, proporcionales y acordes con su condición.
• (ii) El respeto de sus derechos fundamentales, incluyendo su derecho a la intimidad, al buen nombre y al habeas data.
• (iii) Que el tratamiento de sus datos personales sea adecuado, pertinente y limitado a lo estrictamente necesario para la prestación de los servicios ofrecidos.

El tratamiento de los datos personales de menores requerirá, en todo caso, la autorización previa, expresa e informada de sus padres o representantes legales.

Sentire Taller S.A.S. velará por el uso adecuado de los datos personales de los menores, adoptando medidas especiales de protección que eviten su uso indebido, acceso no autorizado o cualquier afectación a sus derechos.

En armonía con la reglamentación del Régimen General de Datos Personales Colombiano, Sentire Taller S.A.S. informa a los titulares de datos personales que tienen derecho a:

• a. Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales ante Sentire Taller S.A.S., de acuerdo con los procedimientos descritos en el presente documento.
• b. Solicitar a Sentire Taller S.A.S. prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, de acuerdo con los procedimientos descritos en el presente documento.
• c. Ser informado por Sentire Taller S.A.S. del uso o tratamiento al que son sometidos sus datos personales.
• d. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones al Régimen General de Protección de Datos Personales y a la presente política, una vez agotados los procedimientos descritos en ésta.
• e. Revocar la autorización otorgada a Sentire Taller S.A.S. y/o solicitar a Sentire Taller S.A.S. que suprima sus datos cuando se infrinja el Régimen General de Protección de Datos Personales y la presente política.
• f. Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento.

Los titulares de los datos personales, o sus causahabientes o representantes, podrán ejercer sus derechos mediante solicitud dirigida al correo electrónico juridico@cursofuturosresidentes.com, indicando de manera clara su identificación, los hechos que dan lugar a la solicitud y el derecho que desean ejercer.

1. Consultas. De conformidad con lo dispuesto en la normativa vigente, los titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de Sentire Taller S.A.S.

Las consultas serán atendidas en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la solicitud. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá la consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

2. Reclamos. El titular que considere que la información contenida en las bases de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o que advierta un presunto incumplimiento de la normativa aplicable, podrá presentar un reclamo.

El reclamo deberá contener como mínimo:

• Nombre completo del titular.
• Documento de identificación.
• Datos de contacto (correo electrónico, dirección física y teléfono).
• Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo.
• Derecho que desea ejercer.
• Documentos que soporten la solicitud, cuando sea del caso.
• Indicación de si actúa en nombre propio o en representación de un tercero, caso en el cual deberá acreditarse dicha representación.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que indique “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles, la cual se mantendrá hasta que el reclamo sea resuelto.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atenderlo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

Sentire Taller S.A.S. podrá realizar la transmisión y/o transferencia de datos personales a terceros, dentro o fuera del territorio de la República de Colombia, cuando ello sea necesario para el adecuado desarrollo de sus actividades y la prestación de los servicios ofrecidos.

En desarrollo de lo anterior, los datos personales podrán ser compartidos con terceros tales como:

• Proveedores de servicios tecnológicos.
• Plataformas de videoconferencia.
• Sistemas de gestión del aprendizaje.
• Pasarelas de pago.
• Herramientas de comunicación y mensajería.
• Proveedores de analítica, soporte y automatización.
• Aliados comerciales.

Cuando se realicen transmisiones de datos personales, Sentire Taller S.A.S. garantizará la suscripción de contratos de transmisión conforme a lo establecido en el artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015, en los cuales se establecerán, entre otras, las siguientes obligaciones a cargo del encargado:

• (i) Tratar los datos personales conforme a las instrucciones del responsable.
• (ii) Salvaguardar la seguridad de las bases de datos.
• (iii) Guardar confidencialidad respecto de la información tratada.
• (iv) Abstenerse de utilizar los datos para finalidades distintas a las autorizadas.

En los casos de transferencia internacional de datos personales, Sentire Taller S.A.S. verificará que el receptor proporcione niveles adecuados de protección de datos personales, conforme a la normativa colombiana, o que se cuente con la autorización del titular y/o las garantías legales correspondientes.

En todo caso, Sentire Taller S.A.S. adoptará las medidas necesarias para asegurar que los terceros que tengan acceso a los datos personales cumplan con los principios de protección de datos personales, las obligaciones legales aplicables y las disposiciones contenidas en la presente política.

Sentire Taller S.A.S. adoptará e implementará medidas técnicas, humanas y administrativas razonables, apropiadas y proporcionales al riesgo, con el fin de garantizar la seguridad de los datos personales objeto de tratamiento, evitando su pérdida, acceso no autorizado, uso indebido, alteración, consulta, divulgación o destrucción no autorizada.

En desarrollo de lo anterior, Sentire Taller S.A.S. implementará controles orientados a:

• (i) Restringir el acceso a la información personal, permitiendo su consulta únicamente a personas autorizadas en función de sus roles y responsabilidades.
• (ii) Garantizar la confidencialidad de la información, mediante la suscripción de acuerdos de confidencialidad y la definición de obligaciones contractuales para empleados, contratistas y terceros.
• (iii) Proteger los sistemas de información, mediante el uso de herramientas tecnológicas adecuadas, controles de autenticación, gestión de usuarios y monitoreo de accesos.
• (iv) Preservar la integridad de los datos, evitando su alteración no autorizada o pérdida de información.
• (v) Asegurar la disponibilidad de la información, mediante mecanismos de respaldo y recuperación cuando sea necesario.
• (vi) Gestionar riesgos asociados al tratamiento de datos personales, adoptando medidas preventivas y correctivas frente a incidentes de seguridad.

Sentire Taller S.A.S. exigirá a los terceros encargados del tratamiento la adopción de estándares de seguridad equivalentes a los aquí descritos, garantizando en todo momento la protección de los datos personales.

Sin perjuicio de lo anterior, el titular reconoce que ninguna transmisión de información a través de internet o sistemas electrónicos es completamente segura, razón por la cual Sentire Taller S.A.S. no puede garantizar la seguridad absoluta de la información, sin que ello implique desconocimiento de sus obligaciones legales.

Los datos personales tratados por Sentire Taller S.A.S. serán conservados únicamente durante el tiempo que resulte necesario para cumplir con las finalidades para las cuales fueron recolectados, así como para dar cumplimiento a las obligaciones legales, contractuales, contables, fiscales o regulatorias a las que haya lugar.

En este sentido, la conservación de los datos personales se realizará atendiendo a los siguientes criterios:

• (i) Durante la vigencia de la relación contractual o comercial con el titular, cuando esta exista.
• (ii) Durante el tiempo necesario para el cumplimiento de las finalidades del tratamiento, incluyendo actividades de formación, seguimiento académico, soporte, comunicaciones y demás asociadas al servicio.
• (iii) Durante los términos establecidos por la ley, especialmente en materia contable, fiscal y de responsabilidad legal.

Una vez cumplidas las finalidades que justificaron el tratamiento, y siempre que no exista un deber legal o contractual que obligue a conservar la información, los datos personales serán objeto de:

• Supresión definitiva, o
• Anonimización, de manera que no sea posible identificar al titular.

Cuando resulte procedente, Sentire Taller S.A.S. podrá conservar la información en estado de bloqueo o acceso restringido, únicamente para el ejercicio o defensa de reclamaciones o el cumplimiento de obligaciones legales, durante los términos de prescripción aplicables.

La eliminación de los datos personales se realizará mediante mecanismos seguros que impidan su recuperación o reconstrucción, garantizando la trazabilidad del proceso cuando sea requerido.

Sentire Taller S.A.S. se reserva el derecho de modificar, actualizar o ajustar en cualquier momento la presente Política de Tratamiento de Datos Personales, en cumplimiento de cambios normativos, ajustes en sus procesos internos o en el desarrollo de sus actividades.

Cualquier modificación sustancial será informada oportunamente a los titulares de los datos personales a través de los canales habituales de comunicación registrados, tales como correo electrónico, plataformas digitales o mediante su publicación en el sitio web oficial.

En todo caso, la versión actualizada de la política estará disponible permanentemente para consulta en el sitio web de Sentire Taller S.A.S., indicando la fecha de entrada en vigencia de la última actualización.

Cuando las modificaciones impliquen cambios en las finalidades del tratamiento o en las condiciones que afecten la autorización previamente otorgada por el titular, se solicitará una nueva autorización conforme a lo establecido en la normativa vigente.

La presente política rige a partir de la fecha de su publicación y deja sin efectos las demás disposiciones institucionales que le sean contrarias. Lo no previsto en la presente política se reglamentará de acuerdo con el Régimen General de Protección de Datos Personales vigente en Colombia.